Informasi, Siaran Pers

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Sebelum adanya sistem ERP, PPI menggunakan Accurate atau sistem aplikasi akutansi yang belum dapat terhubung satu sama lain, belum terintergritas dan juga infrastruktur di cabang belum yang memadai. Artinya infrastruktur jaringan juga belum ada. PPI sebelumnya tidak mempuyai jaringan yang secure, dan oleh karenanya dibutuhkan VPN atau Virtual Private Network yang merupakan jaringan yang declared secara secure, berguna untuk menghubungkan antara cabang dan pusat.

Proses Go LIVE ERP telah dilaksanakan pada tanggal 26 Juni 2016 lalu, ditandai dengan penyerahan User Manual dari PT Telkom Indonesia (Persero) Tbk yang pada intinya sistem siap diimplementasikan di Kantor Pusar dan Cabang PPI.

Hadirnya sistem ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kegiatan operasi bisnis PPI guna meningkatkan produktivitas sehingga mampu meningkatkan daya saing. Hal ini tercermin dalam modul-modul ERP yang digunakan oleh PPI yaitu Supply Chain Management, Finance & Accounting, Production Planning, Commercial Asset Management, Enterprise Asset Management, E-Procurement, Customer Relationship Management, dan Risk Management.

Ketika ERP diimplementasikan dalam proses bisnis perusahaan, maka semua cabang langsung dapat meng-input secara realtime dari cabang ke kantor pusat, melalui Microsoft Dinamic AX atau yang kita sebut dengan ERP.

Tahap implementasi:

Kick off pada tanggal 22 Desember 2015

Preparation pada tanggal 7 Januari 2016

Analysis pada tanggal 5 Februari 2016

Design pada tanggal 22 Februari 2016

Development pada tanggal 9 Mei 2016

Deployment pada tanggal 19 Juni 2016

Running Production pada tanggal 20 Juni 2016 dengan target 10 Cabang Regional dengan real transaksi 32 cabang pada bulan Januari 2017

ERP merupakan project korporasi di mana semua pegawai harus bisa menggunakan sistem ini karena nanti semua proses yang berkaitan dengan korporasi akan menggunakan sistem tersebut. Disadari bahwa kesulitan yang paling besar dari penerapan ERP adalah “People”, dibutuhkan kemauan yang besar dari seluruh pegawai untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang selama ini berjalan.

Selama 40 hari sebanyak 32 orang  key user dari cabang datang ke kantor pusat PPI di Jakarta dalam rangka menyukseskan program penggunaan ERP PPI sesuai dengan arahan dari Kementrian BUMN. Sehubungan dengan Surat Tugas nomor: 091/ST/DIR.SDK/PPI/XII/2016 tanggal 1 Desember, penugasan tersebut terhitung mulai dari tanggal 6 Desember 2016 sampai dengan 13 Januari 2017.

Para key user ini diberikan pelatihan agar dapat mengimplementasikan ERP dalam pekerjaannya, diberikan kesempatan praktek langsung agar terbiasa menggunakan program ERP, dan mencoba untuk menginput transaksi melalui program Accurate untuk kebutuhan laporan keuangan yang kemudian akan digunakan sebagai saldo awal akuntansi pada ERP di tahun 2017.

Dari sini, diharapkan nanti pegawai cabang dapat mengimplementasikan ERP dalam pekerjaannya dan pegawai terbiasa dalam menggunakan ERP dan men-transfer ilmu yang didapat selapa pelatihan kepada pegawai lainnya, serta laporan keuangan 2016 dapat diselesaikan tepat waktu.

Tujuan Sentralisasi (Job Description Global) ini adalah melakukan closing dan konsolidasi laporan keuangan tahun 2016 untuk seluruh kantor cabang dan kantor pusat tidak secara manual, tetapi menggunakan software akuntansi yang terintegrasi. Training ERP secara komprehensif ini dilakukan untuk seluruh Person In Charge (PIC) Akuntansi Kantor Cabang dan Kantor Pusat. Implementasi ERP secara operasional dan terintegrasi untuk seluruh Kantor Cabang dan Kantor Pusat dengan melakukan input transaksi real time untuk satu siklus akuntansi di bulan Desember 2016 dan migrasi saldo akhir per 31 Desember 2016 dari sistem Accurate menjadi saldo awal ERP Microsoft Dinamics AX. Dilakukan juga input data di ERP untuk transaksi minggu pertama Januari 2017 untuk memastikan bahwa semua PIC cabang dan Kantor Pusat sudah mampu mengoperasionalkan ERP untuk cabangnya masing-masing dan Kantor Pusat dapat melakukan monitoring seluruh cabang.

Sedangkan secara terperinci, uraian tugas dari 32 key user terpilih di atas yaitu:

a. Mengikuti pelatihan modul ERP dan mengimplementasikan di cabang;

b. Menginput data transaksi bulan Desember 2016 dalam Microsoft Dynamics AX, di antaranya: purchase requisition, laporan penerimaan barang, sales order, packing slip, packing list, invoice atau faktur penjualan, dan ledger/cash bank.

c. Maping kode master untuk saldo awal;

d. Menginput data transaksi bulan Desember dalam Accurate;

e. Pembuatan saldo awal ERP 2017 dan finalisasi data.

Dari hal-hal yang dilakukan 32 key user pada awalnya ini, nantinya PPI akan lebih mudah dalam pengendalian proses bisnis, karena ERP menyajikan beragam data dari unit bisnis yang berbeda-beda secara sistematis, komprehensif, real-time, dan mudah dalam aksesnya. Di samping itu, sistem ERP juga akan memberikan wawasan yang luas kepada seorang decision-maker sehingga dapat melakukan berbagai prediksi dan pengambilan keputusan yang akurat.

ERP juga membantu sebuah perusahaan merampingkan proses bisnis PPI. Hal ini akan memastikan alur kerja dapat berjalan secara halus dan komunikasi antar departemen menjadi lebih baik. Fungsi otomatisasi dalam sistem ERP menjamin aliran informasi tersampaikan dengan jelas dan bebas dari kesalahan, sehingga proses bisnis menjadi lebih sederhana dan responsif. Best-practise yang terorganisir dalam sistem ini dapat memberikan dukungan operasional yang lebih baik dan kustomisasi yang lebih mudah.

ERP juga akan menyalurkan kepada karyawan informasi-informasi akurat yang dibutuhkan langsung kepada mereka, sehingga karyawan tidak perlu lagi membuang-buang waktu untuk mencari-cari informasi sendiri. Mereka dapat fokus pada tugas utama sehingga kualitas dan produktifitas kerja akan meningkat. Meningkatnya kemampuan dalam pengambilan keputusan dan kemudahan untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan akan meningkatkan kreatifitas karyawan dan memperbaiki pola kerja.

PPI juga bisa semakin padu apabila kinerja seluruh stakeholder dapat diselaraskan antara satu dengan yang lain sesuai kebutuhan masing-masing demi mencapai tujuan yang sama. Sistem ERP dapat menyatukan semua unit dalam ekosistem perusahaan: mitra bisnis, fungsi-fungsi pendukung, vendor dan pelanggan. Dan kemampuan yang baik dalam menyelaraskan beragam unit-unit dalam ekosistem tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

Dan oleh karena apa-apa yang disebutkan di atas yang diharapkan dan diyakini pasti terwujud itu, PPI mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada 32 key user yang sudah mencurahkan waktu, tenaga dan pikirannya untuk menyukseskan program yang amat penting, tak mungkin ditunda, dan akan membuat perusahaan berkembang serta memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan-kebutuhan di masa depan. Integrasi, kinerja, dan alur informasi yang berjalan dengan lebih baik tentu akan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengendalian sehingga lebih siap menghadapi tantangan di masa yang akan datang.